תיעדופים וקדימויות

התנהלות יומיומית צריכה להיות יעילה, ומכיוון שתמיד יהיה מחסור בזמן ועומס בדברים שדורשים טיפול, עלינו להשריש תצורת עבודה מבוססת קדימויות. מרגע שאנחנו מתעדפים את הנקודות החשובות לטיפול במהלך היום, כך נהיה ממוקדים יותר ויעילים יותר. אין זה אומר שנספיק לטפל בכל הנושאים, אבל זה כן אומר שנוכל לדעת מראש, מה יטופל היום ומה יידחה למחר, ובכך להשיג שליטה על חלוקת הזמן שלנו ולוודא שאת הזמן הקצוב אנחנו מוציאים על הדברים החשובים באמת.

למרבה הצער, עסקים רבים (בייחוד עסקים קטנים בהם הבעלים, המזכירה, המשווק והנהג מגולמים באותו אדם), מוצאים את עצמם במרדף אחרי שריפות שיש לכבות – שיחת הטלפון עם הלקוח הכועס, ומשם בריצה להפקת הצעת מחיר, אריזת המוצר, שיחה עם הגרפיקאית שנקטעת כי יועץ המס מצלצל וכדומה. נשמע מוכר?

קדימויות ותיעדופים, צריכים להקרין למטה אל העובדים במידת האפשר, ובכך לייצר מערכת מנוהלת ביציבות במקום תחושה של מרדף בלתי פוסק.

במקרים רבים צוואר בקבוק מוביל לשריפה שיש לכבות ומכאן שכדי למזער היווצרות צווארי בקבוק ולייצר שטף עבודה רציף ככל האפשר בכל המערכת כולה, קדימויות העבודה של מחלקות / עובדים צריכות להיות מסונכרנות בינן לבין עצמן.

אם נגדיר לעצמנו סט של חוקים שמציב את הפעולות ההכרחיות לביצוע לפי סדר חשיבות, נוכל כמעט תמיד, לדעת מה קודם למה, כמה זמן אנחנו מתכננים להקדיש לכל סעיף וגם, במידה ומתגלה שריפה קטנה שיש לכבות, כזו שדורשת להקדיש לה זמן ומשאבים, נוכל תמיד לחזור אל סט החוקים שלנו עם כיבוי הלהבות ולהשיב את שגרת העבודה על כנה.

ככל שנשכיל לשתף קולגות ועובדים בסדרי העדיפויות שלנו, כך ייקל על תיאום ציפיות והבאה לסינכרון ביננו לבינם במטלות משותפות.

יצירת נהלים

מהו נוהל? נוהל הוא מעין שגרה מתורגלת, או רצף פעולות ידוע מראש וברור ללוקחים בו חלק, לדוגמה ישיבת סיכום שבועית. אם כל המעורבים ערוכים לכך שיום חמישי נסגר בישיבת סיכום שבועית, בה הם מתבקשים לסקור התקדמות / הישגים / קשיים במהלך השבוע שעבר, עם הזמן יהפוך לאלמנט קבוע ביומן, יקבל את החשיבות המתבקשת וימוקם נכון בתוך סדרי העדיפויות של כל אחד מהם. לפיכך, יש ביצירת נהלים משום הכנסת סדר וקיבוע קדימויות.

 

לפי מה קובעים קדימויות?

ישנם פרמטרים רבים שעשויים להכתיב קדימויות כפועל יוצא של אופי העסק, אך עם זאת ישנם מספר קווי יסוד מנחים שכדאי לשקול בבואנו לייצר מערכת תיעדופים בריאה יותר:

  • מכירות – במקרים רבים תהליך ההבשלה של מכירה ייקח זמן (בין שעות לחודשים) ומשום שאנחנו מעוניינים לייצר שטף הכנסה עתידי, עלינו לתת עדיפות עליונה לכל הקשור במכירות, גם במחיר פגיעה בייצור עכשווי (אם אין ברירה).
  • ניהול משברים מול לקוחות – כפועל יוצא של עומק המשבר ומשקל החשיבות שאנחנו נותנים ללקוח ספציפי זה.
  • ייצור שוטף – הדבר נכון לעסקים קטנים בהם המנהל גם מעורב בייצור. במידה והייצור מתבצע ע"י עובדים אחרים, אמור להיות להם סידור עבודה המאפשר התקדמות שוטפת בייצור כל עוד המנהל מטפל בנקודות שלמעלה.

נקודה מהותית בחשיבותה היא ניהול משברים בכח אדם. במאמר "האם אתה מנהיג או רודן (או האם אתה שורף את העובדים שלך)", התייחסתי לחשיבות שביעות הרצון של העובדים, ולכן במצב משברי מול עובד (כפונקציה של חשיבות העובד ועומק המשבר), יש לשקול הקפצת הסוגייה לראש סדר העדיפויות.

ישנן אינספור דרכים, תוכנות ופלטפורמות לניהול קדימויות, מיומן ידני ועד לתוכנות ניהול עסק מורכבות. לכל אחת יתרונותיה וחסרונותיה. להשקפתי, מכיוון שהקדימויות משתנות במהלך היום ככל שסטטוס המטלות משתנה, רשימת הקדימויות צריכה להיות נגישה ובולטת וניתנת לעדכון בקלות. ככל שכללי אצבע אלו נשמרים, אין חשיבות מהותית לטכנולוגיה בה בוחרים להשתמש.